公共资源交易档案管理迈向智能化

                                                                                  来源：公采传媒/《公共采购》杂志、公共资源网

    近期，甘肃省庆阳市公共资源交易电子化档案系统正式上线运行。庆阳市公共资源交易中心在“三网五平台十二系统”为核心的综合业务系统基础上，研发建成电子化档案系统，实现了公共资源交易档案信息收集、整理、归档、统计、查阅等全流程交易档案业务电子化、自动化、智能化管理。

　　随着当前信息化建设的整体推进，各行业都形成了大量的电子文件，并且电子文件正逐渐成为主流，电子文件归档和管理工作的重要性，日益凸显。对于公共资源交易领域来说，促进招标投标电子文件的档案化管理,实现交易档案业务电子化、自动化、智能化也成为必然趋势。

　　本期《公共采购》杂志针对公共资源交易电子化档案管理系统的特点和优势，推进交易档案管理电子化存在的困难等相关问题，采访了甘肃庆阳市公共资源交易中心、天津市政府采购中心相关负责人、国泰新点市场总监何永龙、上海中信信息发展股份有限公司北京分公司总经理闫月、北京筑龙信息技术有限责任公司相关负责人。

　　直击痛点，交易档案管理迈向智能化

　　随着“互联网+”在各领域的推广应用，档案管理的电子化需求成为各个行业迫切需要解决和深化的一个重要方向。目前，各行业根据电子化水平及对业务办理记录可追溯要求程度的不同，电子化档案系统应用的水平也不尽相同。目前，全国综合档案局(馆)、公检法司、银行、证券、国土、环保、军队、住建、央企等领域档案信息化程度较高。

　　公共资源交易电子档案管理系统是指能够对交易电子档案进行收集、整理、鉴定、统计、维护、利用和处置的计算机信息系统。

　　与传统档案管理模式相比，电子化档案管理具有保存周期长/数据不可逆转/经济高效等优势。“电子化档案能实现与前端业务系统对接，实现自动收集归档、科学管理，有效减轻了档案工作人员繁重的归档工作，提高了工作效率;在利用方面，通过档案信息系统可实现类百度式一体化检索，在线借阅利用，无需到档案库房，不受时间及空间的限制，简化流程;在保管方面，电子档案逐渐替代实体纸质档案，实现单套制管理，很大程度上节约纸张、促进环保、节约实体档案库房面积，节约了成本。”闫月具体介绍了电子化档案管理系统的优势。

　　以庆阳为例，其交易电子化档案系统按照建设工程、政府采购、土地交易等项目类型，从项目进场、时间场地安排、公告发布、标段信息、投标报名、保证金缴纳、开标评标、中标公示到保证金退还等交易流程，对项目交易资料和音频视频资料按照项目分类，交易完成后由系统自动生成、统一编号，自动分类、统一存放，自动整理、统一归档。同时，该系统与公共资源交易业务系统无缝对接，支持系统用户模糊查询、在线查阅，达到了对档案信息全过程的高效管理。该系统上线运行后，全面实现了公共资源交易过程全程留痕、永久记录，彻底解决传统纸质档案归档困难、数量繁多、检索效率低、保存成本高等难题，为政府监管提供数据支撑，为市场主体提供便捷服务。

　　再以天津市政府采购电子档案信息系统为例，该系统实现了对政府采购全流程业务文件及评审音视频资料进行电子化归档管理，系统运用CA、电子签章、电子签名等技术结合政府采购流程规范和国家档案标准实现了电子档案的合法性，并与天津市档案馆系统进行对接，生成唯一校验码，保障电子档案的可信度。本刊从天津市政府采购中心相关负责人处了解到，该系统上线运行后，实现了信息共享，消除了“信息孤岛”，提高了工作效率，节约了人力、物力和财力。

　　刚需释放，系统开发进入窗口期

　　公共资源交易是涉及政府资金监管的一个重要领域，交易档案作为交易监管的一个重要实现手段，对档案管理要求高，存档时间要求长。随着公共资源交易电子化的推进，交易数据剧增，这些数据的收集、管理、保存和利用均需要信息化手段来实现，因此交易平台电子档案管理系统开发成为趋势。

　　以湖北省为例，2017年，湖北各地市集中开发了交易平台电子档案管理功能模块。荆州公共资源交易电子化平台实现档案生成、档案管理功能;鄂州按照电子档案自动归集的功能要求,组织技术力量迅速开发出了相应的电子模块,在全省率先实现电子档案自动归集;宜昌在系统功能拓展上也取得新突破，电子档案管理系统的研发测试工作已基本完成;十堰也明确提出要加快电子招投标档案管理系统开发。

　　在这样的背景下，2017年12月，湖北省公共资源交易监督管理局、省档案局联合制定了《湖北省公共资源招标投标电子档案管理试行办法》，电子档案管理正式起步。《试行办法》规定，各级中心已建成电子招标投标系统的，应在电子招标投标系统中增加档案管理模块;尚未建立电子招标投标系统的，应将档案管理功能纳入系统建设总体方案一并设计实施。

　　公共资源交易档案管理电子化的实现，离不开国家及各地交易机构的重视和推动，同样也离不开市场上相关领域信息化服务商助推。目前，国泰新点电子化档案系统已在江苏省镇江市公共资源交易平台、湖北宜昌公共资源交易平台等多个交易平台落地应用;北京筑龙档案管理系统2013年率先在军队采购系统中应用。上海中信已成功开发完成天津市政府采购中心档案管理系统建设项目，并承接完成了河北公共资源交易中心“基于云平台的全省公共资源交易业务电子档案管理模式的实证研究课题”。

　　另外，交易电子化档案系统的推进也催生了市场上面向公共资源交易中心大量纸质档案的整理及数字化加工服务。如何更好地利用传统的纸质档案，提高数据处理效率，挖掘数据价值，实现传统纸质档案管理向电子信息化管理方式更快速高效转变考验市场智慧。

　　困境待解，交易档案管理任重道远

　　目前，公共资源交易数据的电子化档案管理进程还处在起步阶段，推进交易档案电子化管理还存在诸多方面的困难。

　　“从公共资源交易业务本身来说，业务环节众多，流程较为复杂，存在多种交易方式，各种交易方式所产生的资料不尽相同，且同一业务环节数据存在多次变更情况，相应的电子档案需要针对各种交易方式，各交易环节每次的变更情况实时形成档案。”作为公共资源交易电子化领域多年的从业者，北京筑龙相关负责人表示。

　　目前，很多公共资源交易电子平台仍未真正意义上实现“全流程电子化”，部分业务环节数据仍存在纸质文件档案，实现电子化档案管理首先需要保证真正的“全流程电子化”。

　　何永龙认为，影响交易档案管理电子化的更重要原因在于，目前整个行业对电子化档案的重视程度不够，公共资源交易档案管理标准不健全，很多地方前期的档案数据查询比较繁琐，甚至已经丢失，各地电子化档案管理标准更是少之又少。